公文格式与范文

1.概述

函,即信函,或称书信。公函,即处理公务所用的书信。公函是党政机关、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用的一种文体。

公函的使用范围很广,平行机关或不相隶属机关间联系工作时可以使用公函,上下级机关之间联系、询问、答复工作时,也可以使用公函。

公函根据内容和性质,可以分为很多种类,如:用于商洽的商洽函、用于询问的询问函、用于答复的复函、用于委托的委托函等。另外,还有用于慰问的慰问信、用于祝贺的贺信、公开发表的公开信等,实际上只要它们使用于公务活动中,也应划入广义的公函范围。不过,从狭义的范围来讲,函和信也有一定区别,函的使用比信的范围窄,但比较庄重、严肃。

2.写作要点:

公函在结构上一般由标题、正文、落款三部分构成:

(1)标题

跟一般的信函不同,公函的标题通常要包括发文机关、事由和文种类别(函)。有时可省写发文机关,但事由和文种类别不能省略。另外,标题的右上方要有编号。

(2)正文

正文的开头顶格写受文单位,然后另起一段写发函的原因、联系的事项,最后一般要用“请研复”、“请协助”等字样提出具体要求,结束正文。

(3)落款

法定作者、

公函的写作要求是:一事一函,语言规范、明了,语气合乎内容要求。

3.范文

范文一

××市人民政府关于在铁路压煤改线

×××站建立交桥的函

[××××]××

×××委员会:

××铁路压煤改线×××工业站,位于我市×县×××镇。由于该站的建设,原有的×××站西侧的平交道口按设计要求将要封闭。这样就阻断了沟通南北三乡一镇的交通要道,给乡镇企业和商品经济的发展造成了困难。另外,铁路以南五个村的大面积耕地在路北,由于铁路所阻,给群众的生产生活造成了很难克服的困难。工业站在设计在dk308+893处虽有一座净高2.5米,宽6米,长220米的单孔立交兼排水涵洞,但因纵深太长,宽度较窄,高度很低,农机车辆不能通行,农忙秋收人畜难以通过。为此,请贵委员会给予照顾,在dk308+430处(原×××站西侧的平交道口处)建立交桥一座,以适应当地生产和需要。可否盼复。

××市人民政府

××××年××月×日

范文二

关于商洽代培统计人员的函

××金融管理干部学院:

得悉贵院将于3月份举办统计人员讲习班,系统培训统计工作人员。国务院《关于加强统计工作的决定》下达后,我厂曾打算集训现职统计工作人员,但由于力量不足,未能实现。现在贵院决定办讲习班,我厂拟派15名统计人员随班学习,请你们代培。如同意,将是对我厂统计工作的有力支持。代培所需费用由我厂如数拨付。盼于复函。

此致

敬礼

×××机床厂(公章)

××××年×月×日

公文格式

公文格式

公文格式

公文的格式包括外观形式和内在结构两部分。公文的外观形式是指公文的用纸标准、装订要求、文字排列方向、页面设置标准等。按国家质量技术监督局1999年发布的《国家行政机关公文格式》规定，公文的内在结构由眉首、主体、版记三部分组成。各部分的组成要素分别是：

1.眉首部分也称文头、版头，由公文首页红色间隔线以上的各要素组成，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。

（1）份数序号。指按同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用7位数的阿拉伯数字标识于版头左上角第1行顶格。主要用于内容机密的文件，编号是便于文件统计、登记、保密和回收。

（2）秘密等级和保密期限。指公文内容涉及党和国家机密程度的级别，分为绝密、机密、秘密3种密级。用3号黑体字标识在版头右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。

（3）紧急程度。指对公文送达和办理的时间要求，分为“特急”、“急件”2种，其中紧急电报的紧急程度可分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4 种。用3号黑体字标识在版头右上角密级下1行。

（4）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称加“文件”构成，一般套红色印制，即俗称的“红头文件”.联合行文时，发文机关并排，主办机关排在前，“文件”二字排在右侧。

（5）发文字号。由发文机关代字、年份、序号构成，如“国办发【200611 1号”,表示国务院办公厅2006年发出的第1号文件。置于发文机关标识之下、红线之上居中的位置；如有“签发人”,则“发文字号”居左，“签发人” 居右，两者同排一行，中间空1字。

（6）签发人。上报文需标识签发人姓名，用3号仿宋体字，平行排列于发文字号右侧。

2.主体部分又称行文部分，是公文的关键部分，包括标题、主送机关、正文、附件、落款、成文时间、印章、附注等。

（1）标题。一般由“发文机关+事由+文种”组成，位于红线下第1行居中，用2号或小2号宋体字。公文标题除书名号外，一般不用其他标点符号。字数较多时，(fwsir)可分多行排列，但分行时不能拆分词组，一般“的”字不放在行首。

“发文机关”要写全称或规范化简称，如文件首页具有制发机关的标识，标题可省略机关名称。

“事由”应准确、扼要地概括公文的主要内容，一般用介词“关于”引出事由。

“文种”是公文种类，用以揭示公文的性质和制发目的。正确使用文种，有利于及时、准确地处理文件。

（2）主送机关。也称“受文机关”,指公文的主要受理机关。应使用全称或规范化简称、统称，与标题相隔1行，左起顶格书写。上行文一般只写一个主送机关，下行文可以有多个主送机关，按其级别或惯例依次排列。公布性公文，如公告、通告等，没有特指的主送机关，则不写。

（3）正文。这是公文的中心，表达公文的具体内容。正文结构一般包括开头（表明制发公文的依据、目的'或原因）、主体（写明具体事项）、结尾（一般有与文种相适应的习惯用语），因文种不同，其写作要求也不尽相同。

（4）附件。指与公文内容有关的随文发送的文件、材料等，是正文的有机组成部分。置于正文下1行空2格标识“附件”,说明所附材料名称、份数和顺序号。

（5）落款。即发文机关名称，如首页已印制有发文机关标识，或标题已写明发文机关的，可不再落款。

（6）成文时间。成文时间以负责人签发的

（7）印章。除会议纪要和以电报形式发出的以外，公文都应加盖印章。印章要端正、清晰地盖在成文时间的上方。上不压正文，下要骑年盖月。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章，主办机关印章排在前，每排最多排3个印章，印章之间互不相交相切，最后一排如余1个或2个印章，均居中排列，

（8）附注。指与文件有关的注解或说明。居左空2格标识在成文时间下 I行。

3.版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发

（1）主题词。指反映公文主要内容、文件类别的规范化的名词或名词性词组，主要是为了方便检索公文。标引主题词应从有关主题词表中选用，如《中共中央办公厅公文主题词表》、《国务院公文主题词表》等，如使用公文主题词表以外的词组，应在词组前标识”△“符号。每份公文一般选用3-5个主题词，主要由类别词（表示公文涉及的范围或类别）、类属词（提示公文内容的核心词）和文种组成，词目之间空1格，”主题词“三字用3号黑体字，词目用宋体字。

（2）抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。标注抄送机关的目的在于明确公文的发送范围，使有关机关了解公文的内容，以便在必要时给予配合。抄送机关有抄报（给上级机关）、抄送（给平级机关或不相隶属机关）、抄发（给下级机关）之分。

（3）印发机关和印发

（4）印制份数。标明印制公文的份数，居于印发